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明明一早忙到晚 卻感覺什麼事也沒做 怎麼破?

【一】

逛超市的時候,你是否有過這樣的體驗:

想買點水果,於是進超市看到漂亮的蘋果時,你動了心。不一會兒,你的目光又掃到了旁邊打折的香蕉上,於是決定再買點香蕉。這時候,原本只打算花十幾分鐘買水果的你,跑到遠處拿了個小小的購物籃,裝進了香蕉和一些蘋果之後,發現蘋果旁邊還在賣進口的果醬,再想到早餐可以開始烤麵包、夾果醬、喝牛奶,感覺真是營養又豐盛……

你的想法越來越多,想買的東西也越來越多,直到最後把購物籃換成了購物車,買了一大堆東西滿心歡喜地回家。可到家後你才發現,原本只想花十幾分鐘做的事最後竟耗費了大半天的時間。

其實,這種體驗和我們一天的工作也有著異曲同工之妙:

一早坐到辦公室,打開電腦,水倒好,剛要開始搜些材料,就看到QQ彈出一個自己感興趣的新聞。點進去看完,又看到幾條相關的新聞,於是一個小時過去了,你還沒開始搜材料。或者本想打開郵箱看兩眼就去做今天最重要的事情,結果處理郵件不知不覺卻花掉了一上午。

我們真的很忙嗎?你是否思考過,時間到底都去哪兒了呢?最近,精讀君讀了《小強升職記》這本書之後發現,許多人的這種體驗其實是因為掉入了時間的黑洞,也就是說,由於我們的注意力被許多相關的信息所吸引,導致消耗的時間在不知不覺中逐漸膨脹,最終影響了工作效率。

【二】

首先要說的是著名的四象限法則,由管理學家史蒂芬科維提出,他把工作按照重要和緊急兩方面的不同程度進行劃分,分為了四個象限:重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要而且不緊急。

要想用好這個法則,首先就要評估一件事情的重要程度和緊迫程度。《小強升職記》的作者鄒鑫認為,我們的價值觀就是評估一件事情重要程度的標準,緊迫程度則是任務的時間底線。但價值觀是一個說不清道不明的東西,用它作為標準來判斷往往很難對陣下藥。所以,精讀君認為,判斷一件事情是否正確且重要,唯一的原則就是它是否符合你當前的計劃和目標。

如上圖所示,我們可以把一天要做的事情全部寫到一張紙上,然後按照輕重緩急分類,分成A,B,C,D四類。

A類:重要且緊迫的事情,比如你的各學科的期末考試內容複習,你明天要交的報告等。

B類:重要但不緊迫的事情,比如:學習一門外語,提升自己的人際關係,提高自己的演講能力等。

C類:不重要但緊迫的事情。比如:突然接到電話,來了臨時訪客,出現緊急情況等。

D類:不重要不緊迫的事情。比如:讀一本小說,看看報紙。

在每件你要做的事情後面寫上相應的ABCD,這樣就能分清楚事情的輕重緩急了。卓有成效的管理者一定會把要事放在第一位,按照事情的重要程度而不是壓力的輕緩程度來決定優先次序。

但對於大多數人而言,處理緊急事件能讓人感到充實、有成就。這就很容易讓人沉溺於應付C類事務(緊急而非重要的事情),卻沒有時間停下來問問自己,現在手頭上所做的「緊急事件」是否值得耗費如此多的時間和精力。在C類事務上投入過多的精力,就無心處理真正重要的B類事務(重要但非緊急事務)。「嗜急」成癮是一種消耗性行為,應警惕。

我們要集中精力於當急的要務,就得排除次要事務的牽絆,勇於向C類事務說「不」。

此外,確定B類事務(重要但不緊急的事情)同樣很關鍵,幾乎所有的採購員都普遍認同與各商店老闆建立良好關係,最有助於業績發展。這應該屬於B類活動。但調查發現,大多數採購員在這類活動中花費的時間不到5%。而他們卻大多數的時間都花在D類不重要不緊急的事情)的行政性事務上。

因此,無論我們的身份是什麼,大學生、普通職員甚至是家庭主婦,只要能確定自己的B類事務,而且立即採取行動,一樣可以事半功倍。

【三】

精讀君認為,GTD管理法中,「整理」和「組織」是一個需要特別注意的步驟。只要走好這兩步,「回顧」和「執行」便輕而易舉。

整理時,我們可以把事務按照「是否需要採取行動」來進行劃分,簡單來說,就是按照下圖中黃色箭頭的流程來進行。

為了把待辦事項清單整理地更具體可行,我們需要進一步審視清單,把當下不必要的事項扔進「垃圾」;諸如有興趣的講座傳單、希望在大會提出的想法、電腦軟體升級通知、想報名的課程等事項,由於還在醞釀,眼下尚且無需採取行動,可先放進「將來/也許清單」;而那些需要保留、累積成資料庫的項目如營銷資料庫、學習英文資料庫等就可以放入「參考資料清單」。

整理好這些事項後,可以再將它們重新歸類,進入「組織」的步驟。比如,在整理委派他人的事件時,可以把「打電話給廠商索報價」等事務進一步歸類至「等待清單」中,或是把那些無明確執行時間但「愈快愈好」的事項歸類至「下一步行動清單」,如下圖所示。

那麼圖中的④⑥⑦分別指的是什麼呢?

「日程表中的行動提示」即有明確執行時間與日期的行動,如「下午4點~5點與主管開會」或是「周二打電話給A廠商詢問報價」等,這些有明確執行時間的行動,可立即列入日程表,以免遺漏。

「項目清單」即無需寫入執行細節,也無需依據輕重急緩排序的認為,也就是一個你所有未完成任務的「目錄」,讓你知道目前手上有哪些工作及各自的進度。

「項目的輔助資料」即用來收納未執行項目的相關資料或文件。如,你想和A廠商進行某合作案,先將此事列入「項目清單」中,等某天實際要執行時(如,致電A廠商),再將相關資料拿出來,協助完成任務。

按照這個步驟每天花5至10分鐘把一天的工作任務整理歸類後,不僅讓「行動」的步驟一目了然,也增強了做事的條理性,工作效率便自然大大提升了。

【四】

四象限法則和GTD管理法為我們提供了一個高效利用時間的方法論,但執行起來並不容易。比如,如果你不懂得適時「放權」,就很容易被需要拒絕的C類事務以及需要委派給他人的事務所累。

經濟學家帕累托提出一個二八定律,即80%的結果取決於20%的努力。關鍵在於分辨出哪些任務構成了你那20%的努力,從而專註於這些任務,並將其餘的80%由別人處理,甚至推遲辦理或放棄不做。因此,提高工作效率還要做好授權分責,勿將太多本該由下屬完成的工作招攬到了自己身上,以至於永遠在苦苦追趕工作進度。

對此,鄒鑫在他的書中還提到一個猴子法則,把那些工作比喻為活蹦亂跳、隨時可能跳到你身上的猴子。比如,你在走廊上碰到一位同事,他說:「我遇到麻煩了,能不能和你談談?」於是你開始關切地聽他講述。結果這個問題果然很麻煩,你聽了半小時才弄清是怎麼回事,而且還沒法立刻給出建議,於是你說:「這個問題很複雜,讓我仔細想想,回頭咱們再談談。」

就在你傾聽同事的講述時,同事背上的猴子便悄悄向你的背上跨過來一隻腳。聽完同事的講述,你表示要仔細想想再與其討論。這時,猴子便完全轉移到了你背上。同事又變成了監督者,也許還會不時跑來問你:「那件事你考慮得怎樣了?」「我們什麼時候再談談?」於是,你不知不覺便陷入了時間的黑洞。

雖然我們理應幫助遇到困難的同事,但也應該避免讓他們把你當做他們猴子的收容站,到最後你被堆積如山的「別人的問題」所困擾,甚至沒有時間照顧自己的猴子。

【五】

最後,精讀君想提醒的是,一刻不停地趕進度固然重要,但為了更好地工作,適當的小憩也很重要。短暫的休息,是為了更好地出發。

在工作中,小憩充電有助於節省時間和減輕工作壓力。四處走走,喝點水或做一些和工作無關的事放鬆一下,不僅可以降低企業的員工流失率,減少員工失誤率,還可以讓員工緩解疲勞和壓力,不至於感到工作無聊。

20世紀20年代時,在費城的紡織廠里,研究員埃爾頓就發現,讓必須站著工作一整天的工人每天小憩四次,可以提高紡織廠工人的工作效率,而且這辦法還使工人的流失率降低了250%。相比金錢方面的刺激,這種可以提升工作效率的小憩,給員工帶來的影響更積極。

如今,員工從站著工作,轉變為整日坐在電腦前。如何讓員工站起來四處走動,利用小憩時間改善工作節奏,就成了很多企業面臨的挑戰。1999年,康乃爾大學所做的一項研究發現,那些經常從電腦上接收到通知,告知應該休息一會兒,伸展一下四肢或坐直身體的僱員,其失誤率會因此降低13%。

因此,不要害怕別人說你在工作中總是表現得懶,你可以大方地回答對方:「小憩是為了更好地工作。」當身體或精神給你發出信號,告訴你何時應該休息一會兒時,你要學會適應這些信號,並弄明白最佳的小憩時間,即多長的休息時間能讓你把工作效率提到最高。

精讀君又曰:

不在各種「時間黑洞」里蹉跎蹭蹬,才有可能事半功倍。

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